Analisa Kebutuhan TIK Di Sekolah

1.   Kebutuhan TIK untuk Administrasi Sekolah

Administrasi sangat diperlukan bagi kelangsungan proses pembelajaran  di sekolah. Dalam era kemajuan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) saat ini, sekolah dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang cepat, mudah, dan terbaik baik siswa, guru, orang tua maupun pemangku kepentingan pendidikan lainnya.

 Orang sering menganggap enteng persoalan administrasi tersebut, padahal kalau administrasi tidak didukung oleh pemanfaatan TIK dan tidak dikelola  oleh  orang-orang yang terampil maka administrasi tersebut akan tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan. Orang yang memegang administrasi hendaknya adalah orang yang sudah terlatih dalam bidangnya (orang yang sudah mendapat ilmu/ pelatihan).

Administrasi tidak hanya dalam hal keuangan saja tetapi juga dalam kerapian/keteraturan kita dalam pembukuan. Administrasi tidak hanya dilakukan dalam waktu tertentu saja tetapi setiap hari secara sistematis.

Keberhasilan pendidikan di sekolah harus ditunjang oleh pelayanan administrasi sekolah yang teratur, terarah dan terencana. Di mana dalam pelaksanaannya harus mengikuti arah jaman yang semakin bersaing dan semakin modern. Untuk itu, perlu adanya pembagian tugas ketatausahaan yang jelas dan terprogram di setiap sekolah, serta adanya dukungan TIK yang memadai.

Administrasi sekolah  dilaksanakan dengan tujuan (1) Meningkatkan pelayanan administrasi sekolah (2) Pelayanan administrasi sekolah yang efisien dan efektif (3) Administrasi sekolah yang teratur, terarah dan terencana

Administrasi sekolah antara lain  meliputi:

1. Administrasi persuratan dan pengarsipan

2. Administrasi kepegawaian

3. Administrasi keuangan

4. Administrasi perlengkapan /inventaris

5. Administrasi kesiswaan

6. Administrasi perpustakaan

7. Administrasi kurikulum

8. Administrasi pengelolaan laboratorium

9. Administrasi program pembelajaran

Dari jenis-jenis administrasi tersebut, berapa jenis administrasi di sekolah Anda yang  telah diproses dan didistribusikan  dengan berbasis TIK? Untuk kebutuhan administrasi sekolah, Anda tidak perlu harus selalu mengembangkan sendiri aplikasi yang dibutuhkan.  Saat ini banyak aplikasi administrasi sekolah yang dapat dimanfaatkan baik yang dikembangkan oleh Kementerian Pendidikan Nasional maupun oleh pihak swasta.

2.   Kebutuhan TIK untuk Sistem Komunikasi Sekolah

Kata  komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris,  berasal dari perkataan Latin communis, communico atau communicare,   yang berarti sama atau membuat sama . Sejalan dengan pengertian  tersebut, beberapa ahli merumuskan definisi komunikasi, antara lain  “ Komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambang-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain. “

Suatu komunikasi harus jelas, artinya apa yang diinformasikan oleh pengirim informasi harus mempunyai arti dan makna yang sama, tidak boleh menyimpang atau bertentangan dengan penerima pesan tersebut. Penyimpangan dan perbedaan makna informasi menandakan adanya gangguan komunikasi yang sering disebut distorsi komunikasi. Jadi dalam suatu komunikasi yang baik tidak akan terjadi pertentangan informasi antara pengirim dan penerima informasi. Selian itu komunikasi yang disampaikan juga harus cepat dan tepat waktu. Sebagai contoh informasi tentang hasil ulangan harian siswa akan tidak bermakna  bila disampaikan secara bersamaan pada akhir semester kepada orang tua siswa. Sebaiknya informasi tersebut disampaikan segera setelah pelaksanaan ulangan harian, sehingga menjadi bahan umpan balik bagi siswa, guru maupun orang tua.

Dalam penerapan organisasi,  komunikasi  dibedakan dalam dua macam, yaitu : (1) komunikasi eksternal atau komunikasi sosial yaitu komunikasi yang dilakukan organisasi atau anggota organisasi terhadap organisasi atau pihak luar organisasi yang bersangkutan, dan (2) komunikasi internal, komunikasi yang digunakan dalam lingkungan organisasi sendiri.  Bila diadaptasikan dalam konteks sekolah maka komunikasi antara pihak sekolah dengan orang tua siswa, , tokoh masyarakat, ataupun dengan dunia industri sebagai mitra dalam pembelajaran  dapat dikategorikan sebagai komunikasi eksternal. Sedangkan komunikasi antara kepala sekolah, guru, tenaga administrasi dan siswa dapat dikategorikan sebagai komunikasi internal.

Dalam sistem komunikasi di sekolah baik komunikasi internal maupun komunikasi eksternal harus disampaiakan secara akurat, tepat dan cepat. Sebagai contoh undangan untuk pengurus komite sekolah akan lebih baik bila disampaikan sesegera mungkin, agar pengurus komite sekolah dapat menjadwalkan waktunya. Begitu juga  informasi tentang libur sekolah, kemajuan belajar siswa dan informasi lainnya harus disampaikan secara akurat, cepat dan tepat.

Bagaiamanakah sistem komunikasi yang dibangun di sekolah Anda? Apakah informasi yang disampaikan oleh sekolah kepada siswa, guru atau orangtua murid sudah menggunakan media TIK? Ataukah lebih banyak dilakukan secara tatap muka padahal bisa dilakukan dengan TIK? Sudahkan informasi disampiakan secara akurat, cepat, tepat dan tidak terbatas oleh ruang dan waktu? Semua itu akan memungkinkan bila difasilitasi dengan media komunikasi berbasis TIK.

3.   Kebutuhan Website Sekolah

Sejalan dengan meningkatkan kebutuhan akan informasi suatu sekolah, maka banyak sekolah-sekolah yang mengembangkan website. Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi informasi website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari pemilik website. Bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi informasinya interaktif dua arah berasal dari pemilik serta pengguna website. Contoh website statis adalah berisi profil perusahaan, sedangkan website dinamis adalah seperti Friendster, Facebook, Multiply, dll. Dalam sisi pengembangannya, website statis hanya bisa diupdate oleh pemiliknya saja, sedangkan website dinamis bisa diupdate oleh pengguna maupun pemilik.

Web sekolah harus bersifat dinamis yaitu isi informasi web selalu berubah-ubah, dan isi informasinya interaktif dua arah berasal dari pemilik serta pengguna web. Mengapa demikian? Karena web sekolah bertujuan untuk meningkatkan penyebaran informasi kepada masyarakat dan meningkatkan daya interaktif sekolah dengan siswa. Untuk itu, sekolah harus menyediakan informasi yang terbarukan (update) setiap hari.

Dalam pengembangan website sekolah,  harus menentukan untuk siapa teknologi dan informasi itu dikelola, siapa yang diharapkan dapat memetik manfaat atau disebut juga ruang lingkup sasaran yang diharapkan. Harus dipahami bahwa web yang baik perlu memenuhi beberapa indikator serta kriteria mutu. Puncak pertimbangan utama adalah sejauh mana web dapat memenuhi kepuasan pelanggan atau pengunjung. Dilihat dari kebutuhannya pengelolan web sekolah  harus memenuhi kriteria penunjang pengelolaan, pembelajaran, dan interaksi sosial. Pada ketiga aspek itu sekolah perlu mengembangkan skala prioritas untuk mengembangkan web secara bertahap dan berkesinambungan agar tingkat kemajuan sekolah tercermin pada perkembangan webnya.

Apakah sekolah Anda telah memiliki website? Beberapa kegunaan Website sekolah diantaranya:

a. Memperkenalkan profil sekolah sehingga masyarakat mengetahui informasi apapun tentang sekolah seperti: Fasilitas yang tersedia , Kurikulum intra dan ekstra kurikuler termasuk materi pembelajaran online dan pustaka maya, prestasi yang telah diraih oleh sekolah, informasi mengenai perencanaan sekolah dan kebutuhan biaya, macam dan kualitas Kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan sekolah. Jumlah dan kualifikasi tenaga pendidik dan kependidikan yang ada.

 b. Sebagai media komunikasi antara sekolah dengan dunia luar, bentuk komunikasi yang terjalin diantaranya: komunikasi antara siswa dengan guru terkait pelaksanaan pembelajaran, komunikasi antar siswa melalui media forum, komunikasi antara orang tua siswa/calon siswa dengan sekolah melalui media email ataupun form kontak di website, komunikasi antara sekolah dengan institusi pendidikan di dalam/luar negeri, komunikasi antara sekolah dengan alumni.

c. Sebagai media resmi sekolah untuk media publikasi informasi resmi ke masyarakat, seperti: Pengumuman, Perss release, Berita resmi sekolah.

4.   Kebutuhan TIK untuk Pembelajaran

Ketika kita berbicara tentang TIK untuk pembelajaran, maka termasuk pula di dalamnya media audio, televisi, film, VCD/DVD Pembelajaran, dan media internet.

Keunggulan Media Audio bila digunakan dalam pebelajaran antara lain media audio sangat cocok untuk pelajaran bahasa, dapat diulang dengan mudah, sesuai dengan kebutuhan pembelajaran, dapat meningkatkan kemampuan imajinasi siswa, melatih siswa untuk menjadi pendengar yang baik. Namun demikian media audio juga memiliki kekurangan antara lain pesan yang disampaikan bersifat abstrak, dan kurang dapat menjelaskan detail, untuk menghasilkan suara yang bagus, perlu direkam di ruang khusus”kedap suara”.

Prinsip-Prinsip Penggunaan Media Audio adalah sebaia berikut (1)sebelum digunakan di kelas sebaiknya guru mencoba terlebih dahulu di rumah, sehingga guru memahami betul isi program yang akan disajikan, (2) sebelum diperdengarkan, sebaiknya guru harus menjelaskan tentang poin-poin yang harus diperhatikan selama mendengarkan, (3)yakinkan bahwa seluruh siswa dapat mendengar suara dari audio, (4) matikan kaset, apabila siswa tampak tidak memperhatikan penjelasan dari audio, (5) apabila ada materi yang kurang jelas, guru dapat mengulang bagian yang dianggap kurang jelas, (6) penjelasan dari audio sebaiknya ditambah dengan penjelasan guru, (7) setelah selesai mendengarkan, siswa dapat diberi tugas lanjutan, misalnya praktek bercakap-cakap sesama teman.

Selain media audio, sarana TIK yang sering juga digunakan dalam pembelajaran adalah media televisi. Pustekkom sejak tahun 2004 telah mengembangkan saluran televisi yang mengkhususkan pada siaran pendidikan yaitu TV edukasi (TVE). Keunggulan Media Televisi antara lain (1)dapat digunakan setiap saat, sesuai dengan ketersediaan waktu siswa, (2)dapat digunakan di sekolah, di rumah, di mana saja selama masih ada aliran listrik dan penerima siaran televisi (3)dapat menampilkan seluruh unsur media (gerakan, suara, dan animasi), (4) materi yang  disiarkan  umumnya bersifat baru up to date. (5) dapat juga digunakan dalam pembelajaran klasikal, dan (6) tidak perlu kemampuan khusus dalam mengoperasikannya.

Di samping keunggulan yang dimilikinya, media televisi juga memiliki kekurangan antara lain (1) perlu adanya aliran listrik, dan perangkat peneriam televisi, (2)sangat tergantung pada jadwal siaran, (3) seringkali jadwal siaran tidak cocok dengan jadwal pelajaran di sekolah, (4) tidak dapat distop/dihentikan siarannya (kalau program VCD/Video bisa dihentikan dan dikendalikan pemanfaatannya)

Penggunaan media  televisi hendaknya menerapkan rinsip-prinsip penggunaan sebagai berikut : (1) sebelum dimanfaatkan yakinkan tidak ada perubahan jadwal siaran, (2) beri arahan dan petunjuk siswa tentang apa-apa yang perlu diperhatikan selama menonton televisi, (3)hindari penggunaan televisi tanpa ditemani oleh guru.

Selain radio dan televisi, TIK yang umum digunakan adalah internet. Keunggulan Media Internet bila digunakan dalam pembelajaran antara lain

·      Dapat digunakan setiap saat, sesuai dengan ketersediaan waktu siswa

·      Dapat digunakan di sekolah, di rumah, di mana saja selama masih ada koneksi     internet

·      Dapat menampilkan seluruh unsur media (gerakan, suara, dan animasi)

·      Materi yang ada umumnya bersifat up date.

·      Sangat cocok untuk tindak lanjut pembelajaran dan tugas-tugas mandiri.

·      Dapat juga digunakan dalam pembelajaran klasikal.

Selain memilki keunggulan, k ekurangan media Interner antara lain perlu adanya aliran listrik, sarana komputer, dan akses internet serta perlu kemampuan khusus untuk memanfaatkannya. Prinsip-Prinsip Penggunaan Media Internet

·      Sebelum dimanfaatkan secara klasikal, sebaiknya dipreview terlebih dahulu apa-apa yang akan disajikan.

·      Beri arahan dan petunjuk siswa tentang cara mencari materi-materi yang cocok.

·      Hindari penggunaan internet tanpa penjelasan apa yang akan dicari oleh siswa.

Pemanfaatan Internet sebagai media pembelajaran memungkinkan  siswa untuk belajar secara mandiri. Informasi yang diberikan server-computers itu dapat berasal dari commercial businesses (.com), goverment services (.gov), nonprofit organizations (.org), educational institutions (.edu) atau artistic and cultural groups (.arts). Dengan menggunakan internet, siswa dapat berperan sebagai seorang peneliti, menjadi seorang analis, tidak hanya konsumen informasi saja. Mereka menganalisis informasi yang relevan dengan pembelajaran. Siswa dapat melakukan pencarian yang sesuai dengan kehidupan nyatanya (real life). Siswa dan guru tidak perlu hadir secara fisik di kelas (classroom meeting), karena siswa dapat mempelajari bahan ajar dan mengerjakan tugas-tugas pembelajaran serta ujian dengan cara mengakses jaringan komputer yang telah ditetapkan secara online. Siswa juga dapat belajar bekerjasama (collaborative) satu sama lain. Mereka dapat saling berkirim e-mail (electronic mail) untuk mendiskusikan bahan ajar. Kemudian, selain mengerjakan tugas-tugas pembelajaran dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diberikan guru siswa dapat berkomunikasi dengan teman sekelasnya.

Berikut ini hal-hal yang dapat difasilitasi oleh adanya Internet: Discovery (penemuan), ini meliputi browsing dan pencarian informasi-informasi tertentu. Communication (komunikasi), Internet menyediakan jaringan komunikasi yang cepat dan murah dari mulai pesan-pesan yang berupa buletin sampai dengan pertukaran komunikasi yang bersifat kompleks antar atau inter-organisasi. Juga termasuk diantaranya transfer informasi (antar komputer) dan proses informasi. Media komunikasi yang utama seperti e-mail, chat group (percakapan secara berkelompok), dan newsgroup (gabungan kelompok yang bertukar berita). Collaboration (kolaborasi), seiring dengan semakin meningkatnya komunikasi, dan kolaborasi antar media elektronik baik itu antar individu maupun antar kelompok maka beberapa fasilitas canggih dan modern pun mulai digunakan dari mulai screen sharing sampai dengan teleconferencing. Kolaborasi juga meliputi jasa/pelayanan resource-sharing (pertukaran sumber-sumber informasi), yang menyediakan akses pada server-server yang sesuai dengan bidangnya masing-masing.

5.   Pentingnya Pengelolaan  TIK di Sekolah

Mengapa TIK perlu dikelola di sekolah? Sebagaimana hasil pemantauan dan evaluasi  pemanfaatan TIK yang dilakukan oleh  Pustekkom, ditemukan kenyataan bahwa perangkat TIK yang diberikan ke sekolah-sekolah banyak yang belum dimanfaatkan dan dikelola  secara baik. Alasan tidak dimanfaatkannya fasilitas tersebut antara lain masalah SDM.  Guru-guru belum memahami tentang cara pemanfaatan fasilitas tersebut atau guru kurang motivasi dalam memanfataan fasilitas tersebut karena konten yang ada tidak berkaitan langsung dengan kurikulum yang harus dicapai.

Selain itu sering pula disampaikan oleh sekolah bahwa tidak dimanfaatkannya fasilitas TIK akibat masalah infrastruktur. Fasilitas TIK yang diberikan tidak dapat berfungsi lagi. Penyebabnya antara lain karena terlalu lama tidak dipakai dan tidak dilakukan perawatan. Beberapa sekolah yang diberikan fasilitas internet (schoolnet) bahkan  tidak pernah melakukan pengecekan apakah koneksi i nternetnya hidup atau mati. Ketika dilakukan pengecekan oleh petugas ternyata koneksinya terputus akibat ada kabel yang terputus. Sementara itu kerusakannya tidak dilaporkan ke penyedia jasa telekomunikasi (provider).

Pengelolaan TIK di sekolah pada intinya dilakukan agar fasilitas TIK dapat digunakan secara tepat guna dan sesuai dengan kebutuhan siswa maupun guru. Beberapa sekolah telah memiliki tim khusus (tenaga Pusat Sumber Belajar) yang bertugas menangani pemanfaatan TIK di sekolah tersebut.  Tenaga Pusat Sumber Belajar memiliki tugas membantu guru dan siswa mulai dari pemilihan konten pembelajaran yang sesuai, produksi media pembelajaran, konsultasi dan pelatihan pemanfaatan TIK dan memfasilitasi guru dalam pemanfaatan TIK di kelas maupun di labolatorium. Beberapa sekolah hanya memiliki satu orang petugas (teknisi) yang bertugas memelihara perangkat TIK di sekolah. Bahkan beberapa sekolah tidak memiliki petugas sama sekali yang secara khusus menangani fasilitas TIK. Bagaimanakah kondisi di sekolah Anda?

Pengelolaan TIK di sekolah dipandang penting mengingat bahwa layanan e-administrasi sekolah maupun layanan e-pembelajaran perlu didukung dengan fasilitas yang memadai, terawat dan selalu siap digunakan. Sebagai contoh ketika sekolah harus menyampaikan laporan kepada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota/Propinsi yang dikirim secara elektronik, maka tidak ada alasan laporan terlambat karena komputer rusak atau internet mengalami gangguan. Untuk itu pengelolaan dan pemeliharaan perangkat TIK sangat penting. pihak sekolah perlu memahami pentingnya proses perencanaan, dan evaluasi untuk memantau penggunaan TIK dalam proses belajar mengajar sekaligus untuk membangun budaya teknologi informasi di sekolah

6.   Pentingnya Pengembangan  Budaya TIK di sekolah

Terbentuknya budaya TIK di sekolah memungkinkan terbentuknhya learning organisation (organisasi belajar). Setiap individu yang ada di sekolah akan selalu haus akan informasi yang diperoleh dari TIK. Mereka akan selalu mencari sesuatu yang baru yang berguna untuk pengembangan dirinya. Mereka sadar bahwa dalam dunia virtual atau dunia maya akan tersedia informasi yang selalu terupdate, dan  tersedia sumber belajar yang berlimpah yang dapat diperoleh secara gratis. Selain itu mereka juga dapat memanfaatkan TIK untuk dapat berkomunikasi dengan dunia luar.

Dukungan pimpinan sekolah dalam membangun budaya sekolah yang mendukung pembelajaran aktif berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK) menjadi faktor penting dalam pengembangan teknologi informasi bagi siswa. Dukungan itu bukan hanya dalam bentuk menyediakan fasilitas TIK dan melatih keterampilan guru-guru untuk menggunakannya, tetapi juga pengawasan dan pembinaan terhadap penggunaan TIK di sekolah. Penerapan TIK dalam kegiatan pembelajaran bukan lagi merupakan hal yang baru bagi dunia pendidikan, tetapi sudah menjadi suatu kebutuhan. Tingkat efektivitas pengajaran TIK di sekolah dapat menjadi bumerang bagi pihak manajemen sekolah ketika tidak memahami bagaimana mengontrol penggunaan teknologi informasi di sekolah. Pendidikan tidak hanya memerlukan guru yang akrab dengan teknologi, melainkan juga bagaimana pihak manajemen sekolah dapat mendukung  penggunaan teknologi yang berada di sekolah sehingga dapat dimanfaatkan secara optimal.

Budaya TIK di sekolah akan mendorong pemanfaatan fasilitas TIK secara maksimal. Apabila telah terbentuk budaya TIK maka semua unsur sekolah baik guru, siswa, maupun tenaga tata usaha akan merasa ada sesuatu yang hilang apabila belum memanfaatkan TIK. Dalam kondisi demikian maka apabila ada fasilitas TIK yang mengalami gangguan akan segera terdeteksi. Dengan demikian fasilitas TIK akan termanfaatkan secara maksimal.  Selain itu merekapun akan secara sadar untuk tetap menjaga dan memelihara  fasilitas yang ada di sekolah sehingga setiap saat akan siap digunakan.